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Saiba como o TalkProcess forms Engaja os Gestores e Colaboradores utilizando uma tecnologia inovadora

REALIDADE

Dependência sobre os gestores e colaboradores

O profissional de processos depende totalmente dos Colaboradores, para realizar o levantamento dos processos, porque é com eles que se encontra o conhecimento sobre as atividades dos processos.

Para que o levantamento ocorra dentro do prazo e com a qualidade desejada, o profissional de processos precisa ter acesso aos Colaboradores mais experientes e contar com o empenho deles.

Porém, como existe uma cadeia de comando nas empresas, esses Colaboradores precisam ser liberados por seus Gestores e orientados por eles a se engajem nas atividades de levantamento.

Portanto, trata-se de uma dependência dupla: o profissional de processos depende do engajamento dos Gestores e do engajamento dos Colaboradores.

DIFICULDADES

São várias as dificuldades que atrapalham a engajamento na modelagem:

Dificuldades enfrentadas no levantamento
  • 1ª - Baixo engajamento dos Gestores e Colaboradores
  • 2ª - Falta de tempo dos Colaboradores
  • 3ª - Colaboradores com receio de fornecerem informações

gráfico simplificado da pesquisa

Infelizmente, a grande dificuldade do levantamento de processos é justamente o baixo engajamento de Gestores e Colaboradores (veja pesquisa).

Ou seja, Colaboradores não se empenham nas atividades de levantamento e Gestores não contribuem para que isso aconteça.

Sem o apoio ativo dos Gestores e seu empenho para que os Colaboradores se engajem com o levantamento, muito pouco pode ser feito pelo profissional de processos.

São várias as causas que levam a esse baixo engajamento, mas o fato é que esse cenário dificulta para o profissional de processos:

  • Obter as informações dos processos;
  • Entender corretamente os processos;
  • Cumprir os prazos dos projetos;
  • Produzir documentações de qualidade;
  • Viabilizar qualquer entrega de valor.
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Para um Colaborador se engajar com um projeto de modelagem de processos, ele precisa dedicar tempo e energia, dois recursos escassos na correria do dia a dia.

Esse esforço requerido, faz com que só os mais interessados e disciplinados se engajem de forma natural, o que quase sempre representa uma minoria dos Colaboradores.

Então, é normal que existam Colaboradores com baixo engajamento e o profissional de processos precisa estar preparado para essa dificuldade.

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Um Colaborador que não se engaja corre pouco risco de se ver prejudicado na empresa ou em seu departamento, recebendo algum tipo de retaliação, ou tendo sua imagem desgastada junto aos Gestores.

Isso ocorre porque o profissional de processos encontra muitas dificuldades para medir o engajamento, devido à complexidade dessa aferição.

Sem dados que comprovem os fatos, fica muito complicado assegurar a transparência para os Gestores e Patrocinadores sobre os comportamentos e posicionamentos dos Colaboradores.

Ou seja, a opção por não se engajar afeta apenas o projeto e não traz qualquer prejuízo para o Colaborador.

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É desestimulante para um Colaborador engajado, dedicar tempo e energia para um projeto e ver o seu esforço igualado ao dos não engajados.

Isso acontece quando o profissional de processos, por falta de indicadores individuais de engajamento, se queixa da falta de engajamento dos Colaboradores, de forma generalizada.

O correto seria ele diferenciar os engajados dos não engajados e cobrar mais empenho apenas desse segundo grupo.

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A falta de informação sobre o engajamento de cada Colaborador também complica a implementação de algo fundamental no levantamento: o reconhecimento público para os Colaboradores engajados, por parte dos Gestores e Patrocinadores.

Na prática, com a falta desse reconhecimento ou de outros elementos que mantenham a motivação dos engajados é comum que o seu nível de engajamento diminua ao longo do projeto.

Ou seja, a zona de conforto onde se encontram os não engajados, acaba atraindo os engajados, o que agrava os riscos de insucesso do projeto.

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Ao perceber o baixo engajamento, o profissional de processos pode se desdobrar em ações ou intensificar o discurso, buscando sensibilizar os Colaboradores para a importância do projeto.

Mas isso, costuma surtir pouco ou nenhum efeito, por não atacar as causas do baixo engajamento:

  • Esforço e energia requeridos;
  • Baixo risco para os não engajados;
  • Falta de reconhecimento para os engajados;
  • Pouco apoio dos Gestores para o projeto de modelagem;
  • Pressão dos Gestores por produtividade, nas prioridades do negócio;
  • Falta de tempo dos colaboradores.
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Não é fácil para os profissionais de processos aferirem indicadores de engajamento, em função do trabalho exigido e falta de ferramentas especializadas.

O engajamento de um Colaborador é o resultado da análise de um conjunto de métricas, que buscam aferir o seu empenho e interesse.

Algumas dessas métricas são:

  • Tempo dedicado às atividades de levantamento;
  • Cumprimento dos prazos definidos para essas atividades;
  • Qualidade na execução dessas atividades;
  • Qualidade da interação com o profissional de processos.
Tais métricas não são passíveis de serem aferidas por um questionário, a ser respondido por Gestores e Colaboradores.

Esse tipo de pesquisa leva a uma resposta tendenciosa, porque dificilmente alguém não engajado vai assumir isso.

A aferição do engajamento deve ser feita de forma a garantir confiança total nos dados apurados e sem sobrecarregar os profissionais de processos.

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SOLUÇÃO 01

Fórmula para engajar os Gestores

A solução para as dificuldades do baixo engajamento dos Colaboradores precisa começar com o trabalho para engajar os Gestores.

Para isso, deve-se utilizar a própria cadeia de comando da empresa, fazendo com que a alta gestão cobre mais empenho dos Gestores.

Todos nós sabemos que os membros da alta gestão não têm tempo para se envolver com os projetos de modelagem, mas isso não significa que eles gostam de perder dinheiro.

Assim, o ponto inicial é fornecer informações sobre esse indicador vital para o sucesso do projeto: engajamento dos Gestores.

Nesse sentido, o TalkProcess afere, automaticamente, os indicadores de engajamento dos Gestores (Process Engajement Analytics-PEA) e apresenta eles para a alta gestão da empresa, de forma simples e intuitiva, em um app de celular.

Tenha certeza que, quando os diretores da empresa visualizarem indicadores de baixo engajamento, que colocam em risco os investimentos da empresa, eles cobrarão mais empenho desses Gestores.

Quer saber como fortalecer o apoio da alta gestão para seus projetos? clique aqui.

SOLUÇÃO 02

Transparência que gera engajamento nos Gestores

Na prática, o simples fato dos Gestores saberem que informações sobre seu engajamento, estarão disponíveis automaticamente para a alta gestão, já será suficiente para aumentar o seu compromisso com os projetos de processos.

Essa transparência, é uma alavanca natural para aumentar o empenho e envolvimento dos Gestores, porque ninguém quer ser visto de forma negativa, nos dashboards da alta gestão.

SOLUÇÃO 03

Fórmula para engajar os Gestores

A mesma cadeia de comando que leva os diretores a pressionarem os Gestores para garantir o ROI dos projetos, também existe na relação entre Gestores e Colaboradores.

Dessa forma, sempre que forem cobrados pelos diretores, os Gestores também cobrarão engajamento de seus Colaboradores.

Afinal, será a participação dos seus Colaboradores, fornecendo o conhecimento para o profissional de processos, que garantirá o sucesso do levantamento dos processos.

Assim, ao fornecer informação para a alta gestão, ela vai cobrar engajamento dos Gestores, que por sua vez, vão direcionar seus Colaboradores para realizarem as atividades de levantamento. Nessa ordem:



Cabe aos Gestores viabilizarem tempo livre, em períodos curtos (15 a 30 min) a cada dia, para que seus Colaboradores participem do levantamento. E, também cabe aos Gestores, a devida orientação, sempre que os Colaboradores precisarem.

SOLUÇÃO 04

Valorização natural do engajamento

Essa dinâmica de engajamento dos Gestores e Colaboradores baseada em informações confiáveis, faz toda a diferença para evoluir a maturidade da atuação com processos dentro da empresa.

A sensibilização e tomada de decisão dos stakeholders passa a se orientar em fatos e não apenas na opinião do profissional de processos, quando este apontar para a falta de engajamento.

Assim, após os primeiros projetos realizados com o apoio do TalkProcess forms, os Gestores compreenderão melhor como desempenhar seu papel nos projetos e passarão a se engajar cada vez mais, como forma de ganhar visibilidade junto à alta gestão.

Ou seja, os Gestores passam a perceber que o seu acesso a promoções em cargos, alcance de melhores salários e seu prestígio dentro da empresa, passam a ser beneficiados pelo seu engajamento nos projetos de processos.

SOLUÇÃO 05

Percepção de valor que muda a cultura da empresa

O mesmo acontecerá com os Colaboradores, que passarão a se engajar de forma mais natural, como forma de mostrar desempenho para seus Gestores.



Ou seja, o TalkProcess forms vai além do apoio ao levantamento dos processos. Trata-se de uma solução única para desenvolver a cultura de processos dentro da empresa.

Como o TalkProcess:

Use grátis!

Quer saber como o TalkProcess forms funciona na prática?

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